De locatiegegevens van de objecten van uw organisatie kunt u snel en gemakkelijk bijwerken in TOPdesk. Fysieke objecten en ruimtes voorziet u van een barcodelabel (streepjescode) en met behulp van de barcodescanneroplossing wordt alle gewenste informatie op eenvoudige wijze in TOPdesk bijgewerkt. Deze oplossing maakt gebruik van een TOPdesk Add-on module.
Met het gebruik van de barcodescanner in TOPdesk maakt u een inventarisatie van uw beschikbare objecten en kunt u periodieke audits uitvoeren. U scant de ruimtes en de objecten. Terug bij de computer speelt u de gescande informatie door aan TOPdesk. TOPdesk analyseert de aangeboden gegevens en toont deze in een rapportage. De volgende stap is het aanmaken van een importbestand dat met de Importmodule van TOPdesk zorgt voor een bijgewerkt Middelenbeheer. Zo kunt u velden in Objectkaarten, zoals het serienummer, eenvoudig updaten aan de hand van de barcodescanner.
Barcodelabels
TOPdesk kan de barcodelabels zelf genereren met de print-wizard. U kunt een selectie maken van de af te drukken labels. De print-wizard genereert dan een pdf-bestand dat u op een A4 stickervel kunt afdrukken. Boven de barcode staat de naam van de vestiging en locatie. Onder de barcode staan de unieke ID’s zoals deze in de database van TOPdesk voorkomen. Ook is het mogelijk om op een compacte stickerprinter etiketten te printen.
Barcodes scannen
Tijdens een scansessie verzamelt u informatie door eerst het ruimtenummer te scannen en vervolgens alle aanwezige objecten in die ruimte.
Type barcodescanner
In principe kunnen diverse typen barcodescanners gebruikt worden. Een batch/memory-barcodescanner werkt praktisch. Dit type barcodescanner bewaart de gescande gegevens in het interne geheugen. Ook kunt u een Portable Barcodescanner gebruiken, deze ondersteunt u door een melding te geven wanneer u meer of minder objecten scant dan verwacht. Met behulp van de barcodescannermodule worden de gegevens van de scanner geanalyseerd en geïmporteerd.
Deze module is beschikbaar voor TOPdesk pakketten:
Geïnteresseerden in Barcodescanner bekeken ook:
Scanner-reportwizard
De scanner-reportwizard begeleidt de invoer in drie stappen. In de eerste stap geeft u de gescande informatie door aan TOPdesk. De tweede stap van de scanner-reportwizard toont een analyse van de aangeboden gegevens. Zo dient het gescande object rechtstreeks gekoppeld te zijn aan een vestiging/locatie (plaatskoppeling) en mag een object maar eenmaal in de aangeboden informatie voorkomen. Vanuit deze stap kunnen ook de betrokken kaarten in TOPdesk geraadpleegd worden. De laatste stap van de scanner-reportwizard genereert een .csv-bestand. TOPdesk kan dit bestand vervolgens importeren.
Implementatie
TOPdesk Consultancy kan deze oplossing in twee dagen bij u op locatie implementeren. Aanpassingen die de oplossing perfect laten aansluiten op uw eigen werkwijze en TOPdesk-inrichting zijn altijd bespreekbaar met onze consultants.