Een belangrijk onderdeel van een facilitaire organisatie is het sleutelbeheer. Welke sleutels horen bij welke ruimtes? Wie is momenteel in het bezit van welke sleutel? Dit zijn dagelijks terugkerende vragen die een goede registratie verdienen. TOPdesk biedt deze mogelijkheid. In de module Sleutelbeheer is het hele proces op een simpele en overzichtelijke manier bij te houden.
Registreren van sleutels
De eerste stap in het overzichtelijk beheren van bedrijfsmiddelen is een duidelijke registratie. In TOPdesk zijn sleutels, cilinders en elektronische sleutels zo uitgebreid te registreren als u zelf wilt. U kunt bijvoorbeeld gegevens bijhouden van alle sleutels en sloten: het type, de status van onderhoud, de fabrikant, de installatiedatum en de toegangscodes. Zowel standaard als elektronische sleutels kunnen worden beheerd.
Voordelen
- Het proces Sleutelbeheer valt in TOPdesk onder de module Middelenbeheer. Het Middelenbeheer is standaard aanwezig in TOPdesk. U hoeft dus geen aparte module aan te schaffen.
- Het Sleutelbeheer is volkomen geïntegreerd met andere TOPdesk-modules. U kunt dus ook meldingen, reserveringen, onderhoud, personen en ruimtes koppelen aan elke geregistreerde sleutel.
- TOPdesk werkt met grafische planners. Hierdoor is in één oogopslag te zien welke sleutels van welke ruimtes uitgegeven zijn en wanneer ze weer terug zouden moeten zijn.
- Sleutelbeheer is in TOPdesk ook toegankelijk via de SelfServiceDesk - het webbased toegangsportaal voor klanten. Medewerkers kunnen zo zelf een aanvraag doen voor het reserveren van een sleutel.
Uitgifte van sleutels
In het Sleutelbeheer is zowel de langdurige als tijdelijke uitgifte van sleutels makkelijk te registreren. U ziet welke persoon welke sleutels heeft en tot welke ruimtes deze sleutels toegang geven. Het Middelenbeheer is geïntegreerd met aanvullende processen als Reserveringen, Operationeel beheer en Wijzigingsbeheer.
Deze module is beschikbaar voor TOPdesk pakketten:
Geïnteresseerden in Sleutelbeheer bekeken ook:
Onderhoud
Doordat het Sleutelbeheer deel uitmaakt van de module Middelenbeheer, is integratie met de module Operationeel Beheer ook mogelijk. Taken (verzameld in controlelijsten) kunnen hierdoor zeer makkelijk aan sloten gekoppeld worden. Een controlelijst kan een eenmalige taak maar ook een periodieke taak bevatten. Er kunnen werkorders aangemaakt worden voor inspecties, regulier onderhoud of vervanging van sleutels bij diefstal of verlies.
Veiligheid
Door goede registratie van uw sleutels en toegangscodes weet u altijd wie welke sleutels heeft en wanneer deze weer terug gebracht worden. U voorkomt diefstal en onveiligheid. Door het registreren van de sleutelvoorraad heeft u altijd reservesleutels tot uw beschikking. Alle leveranciersgegevens staan ook in TOPdesk, dus mocht u met een slot zitten dat niet meer opengaat, dan kunt u snel de leverancier waarschuwen.
Rijkspas met TOPdesk
Binnenkort zullen alle beveiligingssystemen van de rijksoverheid worden vervangen door de rijkspas. De hele administratie rondom de rijkspas en de invoering daarvan regelt u met TOPdesk. Zo registreert u bijvoorbeeld makkelijk de inname en uitgifte van de pas bij in- en uitdiensttreding van collega's. Maar ook bij een verhuizing of bij vermissing van de pas weet u precies waar u aan toe bent. Bovendien kan deze functionaliteit gekoppeld worden met een pasproductiesysteem. Deze functionaliteiten zijn standaardmogelijkheden van het moduleaanbod van TOPdesk.