Iedere organisatie die een voorraad bijhoudt wil een gestructureerd systeem. Daarin moet naast een goed overzicht van de voorraad en bestellingen ook duidelijk zijn wie de bestellingen doen en waar de bestelde artikelen naar toe moeten. Alle logistieke handelingen kunt u met deze module in TOPdesk vastleggen en volgen. Voorraad- en Bestelbeheer zorgt er tevens voor dat de gehele voorraad overzichtelijk is georganiseerd.
Wat zijn uw mogelijkheden?
- Voorraad- en Bestelbeheer is een module in TOPdesk waarmee u in staat bent voorraden up-to-date te houden
- U krijgt een duidelijk inzicht in de aanvragen en lopende bestellingen
- U bent in staat meerdere processen zoals meldingenbeheer en wijzigingsbeheer op elkaar af te stemmen
- De overzichten die u in deze module kunt aanmaken en de kaarten waarop bestellingen geregistreerd worden, verschaffen alle informatie die voor het beheren van uw voorraad en bestellingen wenselijk is
- TOPdesk geeft een melding als uw veiligheidsvoorraad is overschreden
Integratie met Configuratiebeheer (Middelenbeheer)
De module Voorraad- en Bestelbeheer is geïntegreerd met Middelenbeheer (ook wel Configuratiebeheer). Als er een aanvraag binnenkomt, controleert TOPdesk of het middel voorradig is. Zo niet, dan kunt u het artikel direct bestellen. Zodra de bestelling binnen is, zet u deze met een druk op de knop door naar Middelenbeheer. Zo heeft u overzicht van uw beheerproces. Ook de integratie met Wijzigingsbeheer is mogelijk vanuit Voorraad- en Bestelbeheer.
Wilt u meerdere artikelen aanvragen in één bestelling? Een bestelling voor het inrichten van een nieuwe werkplek kan bijvoorbeeld bestaan uit de aanvraag van een bureau, een bureaustoel, een computer en een beeldscherm. Deze artikelen worden bij verschillende leveranciers besteld, maar kunnen aan één aanvraag worden gekoppeld.
Inzicht in voorraad, aanvragen en bestellingen
Met de to-dolijsten in TOPdesk heeft u zicht op uw voorraad, aanvragen en bestellingen bij leveranciers. Zo kunt u goed zien welke aanvragen gedaan zijn en kunt u het verloop van de bestellingen in de gaten houden.
Natuurlijk kunt u diverse rapportages en KPI’s maken op basis van gegevens van de voorraad en bestellingen. U kunt rapporten samenstellen zoals een voorraadlijst, een rapport met alle bestellingen in een bepaalde periode of de producten van leveranciers.
Deze module is beschikbaar voor TOPdesk pakketten:
Geïnteresseerden in Voorraad en bestelbeheer bekeken ook:
TOPdesk en uw Voorraad- en Bestelbeheer
De module Voorraad- en Bestelbeheer maakt onderscheid tussen middelen en ‘bulkgoederen’ zoals muizen, briefpapier of printer-cartridges. Hierdoor kunt u deze artikelen apart van elkaar beheren. In de financiële (ERP) processtromen is voornamelijk de boekhoudkundige informatie aanwezig. TOPdesk koppelt hieraan nu ook de administratieve procesflow. Via de webinterface is het geheel voor iedereen inzichtelijk.
Bestellingen via de SelfServiceDesk
Via de webshop in de SelfServiceDesk, het internetportaal van TOPdesk, kunnen uw medewerkers zelf bestelaanvragen indienen. Tevens kunnen zij zien wat de status van de betreffende bestelaanvraag is. Is de aanvraag verwerkt tot bestelling? Is de aanvraag afgewezen? Wat is de verwachte leverdatum? Zo weten uw medewerkers waar ze aan toe zijn en wat ze kunnen verwachten.
Beschikbaarheid van leveranciersgegevens
In het contact met uw leveranciers wilt u inzicht hebben in de prestaties, de contactmomenten en contractuele afspraken. In TOPdesk zijn deze gegevens centraal opgeslagen. Op deze manier heeft u:
- Contactgegevens van leveranciers en contactpersonen altijd bij de hand
- Inzicht in de geschiedenis van bestellingen
- De mogelijkheid om bestellingen per e-mail te versturen
- De mogelijkheid om TOPdesk aan de bestelsystemen van uw leveranciers te koppelen